А ГДЕ ВЫ ХРАНИТЕ ДОКУМЕНТЫ?

Наверняка, вы сталкивались, либо слышали о такой ситуации, когда след бухгалтера простыл, а все документы остались у него. И начинается ад – а именно восстановление учета вкупе с восстановлением и документов. Естественно, приятного в процессе мало, так как работа долгая, ведь нужно связаться со всеми контрагентами с просьбой выписать дубликаты проведенных документов. Все это сопровождается разъяснениями.

Тут есть и еще одна сложность, поскольку нередко клиенты не всегда добросовестны, самые предприимчивые, пользуясь ситуацией, могут даже скрыть часть реализаций. Оптимально подстраховаться заранее – изначально храните оригиналы всех первичных документов. Достаточно передавать бухгалтеру только отсканированные копии, так как ему совсем необязательно иметь на руках оригиналы, чтобы вести работу. Практика показывает, что лучше потратить немного времени на то, чтобы создать копии, чем потом долго и мучительно восстанавливать документы.

И СНОВА О ДОКУМЕНТАХ (УЧРЕДИТЕЛЬНЫХ)

В продолжение темы о документации, хотелось бы отметить, что учредительные документы никогда не должны передаваться бухгалтеру, разве что, если он является членом вашей семьи. Такая степень доверия может быть чреватой. Представьте, что у вас приходящий бухгалтер, а один раз он … не пришел… Вы, наверняка, знаете о том, что без этих бумаг невозможно осуществить никакое регистрационное действие – вам откажет нотариус в заверке форм. Таким образом, все документы, которые были получены в рамках регистрации фирмы, вы храните только у себя. В список включены свидетельства:

• о регистрации,
• о постановке на налоговый учет,
• а также устав.

Рекомендация приобретает особую актуальность, для тех, у кого номинальный директор, поскольку без учредительных документов будет невозможно осуществить замену, в случае необходимости. Тем не менее, все-таки могут быть и такие ситуации, когда надо отдать оригиналы, но в таком случае делайте это строго по описи и с росписью получателя. Плюс, позаботьтесь о том, чтобы на руках остались отсканированные копии.

БАЗА 1С ВСЕ-ТАКИ ВАША?

А вашей она может быть, если у вас есть к ней доступ. Все логично! Рекомендуем вам сделать ее копию. Представьте такую ситуацию – ваш бухгалтер (а удаленный бухгалтер – это двойной риск) расстроился или затаил на вас обиду, взял, да и пропал, прихватив с собой базу 1С. Логично, что его последователь потребует проведения восстановления, начиная с 1 января этого года, так как несет ответственность за составление отчетности, которая, как известно, составляется со старта календарного года нарастающим итогом.

Впрочем, далеко не всегда первопричина пропажи – это обида. Бывает и так, что квалификация у бухгалтера невысока, и они опасаются передавать базу, поскольку в ней можно отыскать невооруженным взглядом все недочеты. Если вдруг вы примете решение сменить бухгалтера, то вам могут просто отказать в возврате базы. Подстрахуйтесь и архивируйте копии каждый квартал после того, как отчетность будет сдана. Оптимальное решение – хранить базу в облачном хранилище, где вы всегда сможете ее посмотреть лично или продемонстрировать другому специалисту без оповещения текущего бухгалтера.

СКАНИРУЙТЕ СДАННУЮ ОТЧЕТНОСТЬ

Не менее важный нюанс. Еще в самом начале сотрудничества, попросите бухгалтера, чтобы он предоставил таблицу отчетности с указанием сроков сдачи на весь календарный год. Так, вы сможете с удобством сверять, насколько своевременно осуществляется сдача отчетности, плюс, это будет лишнее напоминание об оплате налогов. Попросите бухгалтера дополнительно сканировать сданную отчетность после того, как завершится отчетная кампания, чтобы:

• лично убедиться в сдаче и отсутствии возможных штрафов;
• быть спокойными в том, что даже при условии пропажи бухгалтера, вам не придется начинать долгий и неприятный процесс восстановления.

КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА!

Не вызывает сомнений тот факт, что следует в обязательном порядке контролировать, насколько качественно ведется учет. Если у вас нет соответствующих знаний, то сделать это можно, пригласив другого бухгалтера, причем – это крайне ответственный момент, так как проверяющий вполне может захотеть занять место проверяемого, предъявив к качеству работы претензии, естественно, необоснованные. Найти бухгалтера для контроля – это, пожалуй, самое сложное.

Согласно правилам, нужно проверять лишь закрытые периоды. В базе контролируются такие моменты:

• аккуратность ведения на отсутствие красноты, дублей контрагентов, прочих ключевых точек;
• корректность закрытия взаиморасчетов с поставщиками и покупателями. Этот момент важен для ОСНО и УСН;
• соответствие (совпадение) оборотно-сальдовых ведомостей базы.

По этим трем пунктам уже можно понять уровень профессионализма бухгалтера. Если же замечаний много, то ключевой момент в понимании суммы доначислений из-за ошибок. Плюс, стоит постараться понять – разовые ли это ошибки, возможно, допущенные случайно – или – это система.

Займитесь проверкой сразу же после первого периода отчетности, а во второй раз – непосредственно после годового отчета (первого). Так вы сложите собственное мнение о том, можно ли доверять специалисту, так как его услуги бухгалтера качественные, либо назначать проверку раз в год.

Надеемся, что приведенные выше рекомендации помогут вам решить хотя бы часть сложностей и обезопасить себя от форс-мажорных ситуаций, тем более, что они довольно просты в реализации. Тем не менее, бухгалтерская компания способна избавить вас одновременно от всех переживаний, сомнений и сложностей. Если вы хотите спокойствия и уверенности в завтрашнем дне, то мы готовы предложить свои услуги.